Jangan menganggap remeh arsip dan dokumen-dokumen lama. Masalahnya di banyak daerah, kantor arsip terkesan kantor “buangan”. Banyak arsip-arsip penting yang harus dijaga untuk kepentingan pemerintahan. Reni adalah salah satu tenaga arsip (arsiparis) di Setda Kota Mataram.
ZULFAHMI-MATARAM
Seringkali mencari arsip atau dokumen membutuhkan waktu yang lama hingga berjam-jam.
Namun di salah satu Bagian di Sekretariat Daerah (Setda) Kota Mataram ini, kesulitan itu bisa ditangani. Ini berkat salah satu karyawan setempat yang bernama Reni. Ia punya cara agar arsip bisa ditemukan dengan cepat dan mudah.
Inovasinya bahkan membuat instansi tempatnya bekerja mendapat apresiasi dari kantor Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Ia bekerja di Bagian Organisasi. Bagian ini ditunjuk sebagai pilot project pengelolaan arsip di Pemerintah Kota Mataram.
Terobosannya bukan lewat sentuhan teknologi, melainkan masih secara manual dengan melakukan pencatatan seperti biasa. Yang dilakukan adalah bekerja sesuai dengan standar yang diberlakukan ANRI dan Kemendagri dalam hal surat menyurat terutama dalam hal pencatatan keluar-masuk surat.”Intinya adalah dalam penanganan surat yang keluar-masuk. kalau sudah dimulai dari itu tidak ada lagi kesulitan dalam mencari arsip apalagi ada arsip yang dikarduskan,” katanya.
Sistem ini sudah mulai dilaksanakan sejak awal tahun 2017 tepatnya pada bulan Januari. Meski belum menggunakan sistem online, tapi dengan keberadaan sistem yang sudah terbangun dianggap sudah tepat sehingga bisa menemukan arsip dalam hitungan detik.
Reni menyebut kalau memang asrsip-arsip penting yang dibutuhkan sudah bisa diberkaskan dan ditata rapi. Ia memastikan hanya dalam hitungan detik berkas yang dicari bisa ditemukan.
“Kalau arsip yang dicari memang sudah diberkaskan saya jamin dalam waktu 10 detik bisa ditemukan,” ujarnya.
Kemudahan dalam mencari arsip tidak hanya berlaku untuk arsip baru, termasuk juga untuk arsip-arsip yang lama puluhan tahun. Asalkan sudah diberkaskan dan sudah ditata.
Sejak memulai kegiatan ini pada bulan Januari lalu, sampai saat ini sudah ada sekitar 2 ribu dokumen lengkap yang sudah di arsipkan oleh Bagian Organisasi. Sisanya memang masih ada sekitar 2 ribu berkas lagi yang belum dicatat dan diperbaharui. Alasannya karena memang tidak semua orang mau mengerjakan tugas yang ia lakukan. Karena mencari kertas dalam tumpukan kertas itu bukanlah hal mudah. Melainkan juga rentas dengan terkena penyakit.
Terobosan yang sudah ia lakukan ini tentunya tidak lepas dari seorang pimpinan yang memimpin di Bagian Organisasi. Dimana oleh pimpinannya sendiri mendukung program pengarsipan yang ia lakukan bersama dengan teman-temannya. Bahkan oleh pimpinan ia disiapkan anggaran sebagai bentuk apresiasi.
Kepala Bagian Organisasi Pemkot Mataram I Nyoman Swandiyasa mengatakan, untuk memberikan apresiasi kepada jajarannya ia memberikan bonus berupa uang stimulan.”Kalau sekarang sudah terkumpul 2 ribu berkas arsip, maka sudah ada sekitar Rp 120 juta dana yang diberikan kepada para karyawan untuk bekerja,” katanya.
Sekitar 2 ribu berkas yang sudah ditata ulang itu adalah berkas yang masih aktif, berkas yang sudah tidak aktif sekitar 2 ribu, saat ini memang belum semua bisa ditata ulang. Targetnya semua berkas atau arsip bisa masuk dan terklasifikasi pada akhir tahun nanti.
Berkas ada berhubungan dengan bidang keuangan, tata laksana, bidang umum atau secara keseluruhan dokumen yang sudah ada ini termasuk 10 klasifikasi kearsipan.
Apa yang sudah dilakukan ini menjadi perhatian ANRI.(*)
